5 ideeën voor je out-of-office tijdens je zomervakantie

De kans is groot dat je in de komende weken geniet van een zomervakantie met het hele gezin, je partner of vrienden. Officemodus uit, relaxmodus aan. Voordat het zover is: vergeet niet je out-of-office te activeren! Zo voorkom je teleurstellingen bij collega’s, klanten en andere zakenrelaties die je mailen. Lees hieronder 5 ideeën voor je out-of-office tijdens je zomervakantie.

1.    Omschrijf het positief

Help de lezer door jouw afwezigheid in het juiste perspectief te plaatsen. Doordat je nu oplaadt, kun je straks weer met volle energie aan het werk. Bovendien: misschien lees je tijdens je vakantie wel vakboeken om je kennis bij te spijkeren. Of doe je nieuwe inspiratie op door je te verdiepen in een andere cultuur. Wees niet bang om het voordeel voor de lezer van jouw afwezigheid te benoemen.

2.    Help de lezer verder

Je kunt je out-of-office zien als een manier om duidelijk te maken dat jij niet op kantoor bent. Maar je kunt je out-of-office ook gebruiken om de lezer verder te helpen tijdens je afwezigheid. Je klant, collega of zakelijke relatie waardeert het ongetwijfeld als je laat zien dat je hem liever niet laat wachten. Verwijs bijvoorbeeld naar een collega, geef je telefoonnummer (voor noodgevallen!) of link naar relevante webpagina’s met informatie.

3.    Wees duidelijk

Je helpt de lezer vooral ook met duidelijkheid. Denk er daarom goed over na of en hoe je tijdens je vakantie bereikbaar wilt zijn. Geef aan tot wanneer je vakantie hebt. Lees en beantwoord je je e-mails tot die tijd niet? Ben je wel telefonisch bereikbaar? Of alleen voor spoedgevallen? Is er een collega die jouw taken tijdelijk overneemt? Vermijd termen als ‘sporadisch’, ‘weinig’ of ‘mogelijk’, omdat ze voor de lezer niet duidelijk zijn.

4.    Maak gebruik van de kracht van storytelling

Mensen onthouden verhalen beter dan losse feiten. Daar zijn marketing- en communicatie-experts het inmiddels over eens. Maak daarom gebruik van de kracht van storytelling door een (kort) verhaal op te nemen in je out-of-office. Zo onthoudt de lezer niet alleen je boodschap, maar ook jou beter. Vooral in een commerciële functie komt dit natuurlijk goed van pas. Inspiratie nodig? Deze autoreply werd vorige zomer duizenden keren gedeeld op social media.

5.    Zorg voor visuals

Op social media werken foto’s en video’s over het algemeen beter dan tekst. Waarom zou dat in e-mails anders zijn? Daarom bedachten de makers de tool Qantas. Deze vervangt jouw klassieke out-of-office voor een real time ‘travelogue’ van de Instagram foto’s die je post tijdens je vakantie. Het idee is: waarom zou je vertellen dat je op vakantie bent als je het ook kunt laten zien?

Hoe ziet jouw out-of-office eruit? Laat het ons weten. En geniet van je welverdiende break!